Határok nélkül, avagy hálózatban dolgozni...

2003. január 1-én indult a hét tengerparti régió szereplőit együttműködtető VISP Projekt (Vitalizing City Centres through Integrated Spatial Planning), melynek tagjai a következők: Drammen város önkormányzata (Norvégia), TU-Technology GmbH (Németország), Gemeente Enschede Stadsdeel Ost (Hollandia), Kortrijk városa (Belgium), Matlock városa (UK), University of Sheffield (UK), a projekt vezetője: Mölndal kommün (Svédország).

A feladat

Egy olyan hálózatról van tehát szó, melynek tagjainak feladata, hogy három éven keresztül hatékonyan és eredményesen dolgozzanak együtt, mindezt úgy, hogy a tagok földrajzilag távol vannak egymástól. A projekt Norvégiában írt ki tendert, melyre tizenegy másik pályázó mellett cégünk is jelentkezett.

A pályázat keretében tervet kellett készítenünk arra, hogyan oldanánk meg a Visp network külső és belső kommunikációját, szem előtt tartva a következőket:

• A külső kommunikációs megoldásnak naprakészen kell közvetítenie a projekt tevékenységét és eredményeit, jól reprezentálni a közös munkát,
• a belső kommunikációs megoldásnak hatékonyan kell segíteni a csoportmunkát és a nem publikus projektinformációk áramoltatását.

A megvalósítás lehetőségét a T-soft Kft. nyerte el.

A megoldás

KÜLSŐ KOMMUNIKÁCIÓ

A cégünk által épített és működtetett webes felületek szerkesztése az általunk fejlesztett szerkesztőprogrammal valósul meg, melynek alapelve a WYSIWYG (WYSIWYG - What you see is what you get, azaz "Azt kapod, amit látsz").

A portálok különböző oldalai tehát programozói tudás nélkül szabadon, az Interneten keresztül szerkeszthetők, de ez nem minden! Az egyes oldalakat igény szerint többen is szerkeszthetik, a megfelelő jogosultsági szintek beállításával, amit a csoport kérése alapján végzünk el.

Megoldásunknak e tulajdonságait használja eredményesen a VISP Projekt. A projekt portálja a >www.vispnet.org címre lépve projekt-újsággal fogadja internetes látogatóit. Az újságba a network minden egyes tagja saját, személyre szóló hozzáférésével publikálhatja a nála keletkező híreket az Interneten keresztül. Egy-egy hír, közlemény publikálása csupán néhány percet vesz igénybe. Hasonlóan gyorsan és egyszerűen történik az események, rendezvények publikálása is.

Tudtad?
Azért is hasznos, hogy a VISP Projekt portáljának kezdőoldala a projekt online újságja, mert ebből eredően a kezdőoldalon folyamatosan megújul a tartalom. Miért jó ez:

• Az internetes keresőprogramok (például a Google) azokat a portálokat részesítik előnyben, melyek tartósan léteznek a weben, ugyanakkor tartalmuk időről-időre megújul.
• Az internetes látogatók mindig friss tartalmat találnak a portálra érkezve, ezért úgy érzik, érdemes visszatérniük.

A közös újságon belül minden újságírónak, azaz projekt tagnak automatikusan kialakul saját újságja is (amit nevére kattintva érhetünk el), ahol kizárólag az általa publikált hírek gyűlnek. A saját újság az adott személy Web-Terébe van beágyazva. A Web-Tér tulajdonosának önálló webes felülete a közösségi, azaz projekt portálon belül, ezt a felületet felhasználhatja arra, hogy bemutatkozzon.

Az újság fölött, azaz a portál fejlécében érhetők el a projektportál újságon kívüli, általában statikus tartalmai. Itt található például a projekt és a tagok bemutatása, célok és feladatok leírása, legjobb gyakorlatok, dokumentumok, stb. Ezeknek a tartalmaknak egy része is (például: Dokumentumok) szerkeszthető több személy által, de jellemzően a projekten belül kijelölt portál-adminisztrátor tartja karban őket. A fontos, hivatalos tartalmak módosításához kizárólag neki van szerkesztői jogosultsága.

BELSŐ KOMMUNIKÁCIÓ

A projekt belső, nem publikus kommunikációját és csoportmunkáját a DeskNow* elnevezésű webes eszközzel menedzseljük. Ezt a projekt tagjai mobil irodaként használhatják, hiszen Internet-kapcsolattal bármikor elérhető, és a levelezésen túl lehetőséget ad egyéni és közös dokumentumok tárolására, egyéni és közös naptárak kialakítására, chat konferencia bonyolítására, stb.

Integráció, integráció, integráció...
Cégünk több hálózat és közösség munkáját is menedzseli a fentebb leírt megoldások kombinálásával. Munkájuk megkönnyítésére a mobil irodába integráltuk a számukra szükséges szerkesztőprogramok belépési pontját, és saját portáljuk megtekintésének lehetőségét is! Ugyanakkor a portálról is be lehet lépni a közös csoportmunka felületre egy - az átlagos látogató számára - nem szembetűnő helyen.

Tapasztalatok

Megoldásaink kombinálásával olyan arculatot, külső és belső kommunikációt sikerült kialakítanunk a projekt számára, mellyel akadálytalanul, határok nélkül folyhat a hálózaton belüli napi munka és a közösen szerkeszthető portálon keresztül a projekt mindig naprakész információkkal láthatja el célcsoportjait, azaz a résztvevő területek lakóit, a projekt partnereit és a felügyelő szervezeteket, intézményeket.

"A VISP nagyon elégedett a T-soft szolgáltatásaival. Megbízhatóak és késedelem nélkül elvégzik a szükséges módosításokat és új fejlesztéseket a portálunkon.
Mivel nagy tapasztalatuk van számos európai nemzettel való együttműködésben, ezért könnyű velük dolgozni. Habozás nélkül ajánljuk őket ICT-partnernek az elkövetkező projektekben is."

Harald Kollstrom
Norvég Projekt Menedzser - VISP project

*Trademark of Ventia